校屬各單位：

根據《高等學校檔案工作規范》《華北水利水電大學檔案管理辦法》(華水政〔2014〕160號)和《華北水利水電大學榮譽檔案管理暫行辦法》（華水政〔2018〕232號）的相關要求，2019年檔案歸檔工作即日起開始。為做好學校歸檔工作，現將有關事項通知如下：

　　一、時間安排

　　檔案歸檔時間為2020年9月21日至2020年11月30日。

　　二、歸檔范圍和歸檔要求

　　（一）歸檔范圍

       2019年1月1日至2019年12月31日期間，學校黨群、行政、科研、教學、外事、資產與設備管理、出版、財會、基建、產品生產與開發等各項工作和活動中產生的具有保存價值的文件材料、圖表、照片、聲像、實物、榮譽等各種不同形式的載體材料均屬歸檔范圍，都應歸檔。具體歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》、省檔案局《歸檔文件整理規則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執行。

（二）歸檔要求

1.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件。

2.文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏，不要缺項、漏項。

3.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚，要求歸檔文件目錄和紙質歸檔材料順序內容一致。在移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子版《歸檔文件目錄》。文件材料移交時嚴格履行交接手續，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

　　各歸檔部門請組織本單位人員，認真梳理本單位在各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料交本單位兼職檔案員。兼職檔案員參照《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認真收集文件材料。各單位兼職檔案員有變動的，請填報更換人員信息及單位意見，加蓋單位公章后報送學校檔案館。2020年檔案歸檔工作結束后，學校檔案館要進行統計、總結，對該項工作中表現突出的單位和兼職檔案員給予表彰。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯系。

聯系地址：圖書館東配樓三樓3040檔案收集室

    Email: hsdag@ncwu.edu.cn

特此通知

附件1：各單位檔案歸檔整理流程.docx

附件2：華北水利水電大學歸檔文件目錄.doc

附件3：華北水利水電大學檔案移交目錄.doc

  圖書館（檔案館）

 2020年09月23日