各院、系：
為做好我校2008屆畢業生檔案整理工作，根據《華北水利水電學院學生檔案管理暫行辦法》的有關規定，現對2008屆畢業生檔案的整理、郵寄提出以下要求：
一、高中、高考期間的材料（若缺少高考材料，將當年高考錄取名冊復印件及學生處證明一并裝檔）
1、高中階段材料；
2、高考材料（當年的高考考生登記表、志愿表、體檢表）；
3、高中階段是黨員、團員的學生，應有黨、團員的有關材料。
二、大學期間現階段材料（核查學生在大學期間的材料，必須裝入檔案）
1、每位畢業生必須有三年的《學生學年小結》（建筑學專業須有四年、專升本一年）；
2、新生入學登記表（2006級專升本學生）；
3、畢業生就業通知書、黨員材料或入黨積極分子材料；
4、在校期間的各種獎勵材料。
三、檔案封皮的填寫要求
1、檔案封皮書寫清楚、規范，必須用毛筆或鋼筆書寫，不得使用非標準簡化字或繁體字；
2、封面上收件單位名稱要寫清楚，除黨政軍等特殊單位外，其它單位均應寫明詳細地址（要寫上省、市、單位名稱），不得用郵政信箱或街道門牌號代替收件單位名稱；
3、封面右下角注明院系、學號、學生姓名。
四、填寫《學生檔案目錄材料》的要求
1、每位畢業生檔案須有一份《學生檔案目錄材料》清單，填清各項后裝入檔案袋，以便用人單位查收；
2、畢業生登記表、成績單處填寫一份，。
五、填寫《學生檔案轉遞通知單》的要求
《學生檔案轉遞通知單》要填寫清楚，橫線上只寫用人單位名稱，第xxx號請各院、系填寫學生本人班級學號（如：200400101），要把學生編號（第xxx號）全部寫上（三處），以方便用人單位寄回執單方便查收。第一聯折下隨檔案移交學生處。
六、檔案郵寄地址按照就業報到證上所提供的左上角單位填寫，并告知每位畢業生。
七、機要郵寄單在學生處網頁“資料下載區”下載，一式三份，兩份“機密”、“備注”處填寫學生學號、姓名，剩余一份該處為空白。并報送電子文檔。
八、遺留檔案轉遞單在學生處網頁“資料下載區”下載，一式兩份，填寫完畢后隨遺留檔案一并送至學生處，并報送電子文檔。
九、對今年沒有畢業的學生（結業、延長修業期學生），檔案暫不轉寄，由學生處保管；若學生因就業單位要求提供檔案，由學生本人寫出申請，經所在院、系領導審核，學生處批準后，可將檔案轉寄到用人單位（檔案中暫無畢業生登記表）。
十、畢業生登記表、成績單、違紀處分材料由學生處統一裝檔。
十二、集中收寄檔案時間安排
七月七日 資環 環工 信息 數學 七月九日 水利 土木 建筑 外語
七月十三日 機械 電力 七月十五日 管經 法學
各院、系要在規定的時間內整理好檔案，若有不清楚的問題，請及時與學生處檔案管理科聯系。聯系電話65790594（辦）。
學生處
二OO八年六月十八日
