各學院：

    為做好我校超出兩年擇業期的往屆畢業生檔案整理工作，根據《華北水利水電學院學生檔案管理暫行辦法》的有關規定，現對檔案的整理、郵寄提出以下要求：

    一、全面整理學生檔案，按照《學生檔案目錄材料》核查材料是否完整。2004級畢業生登記表、成績單在檔案送交學生處后統一裝檔。

    二、各學院負責檔案管理的老師根據遺留畢業生檔案數目到學生處領取檔案袋。

    三、各學院負責檔案管理的老師前去招生就業處領取就業通知書。

    四、檔案封皮郵寄地址按照就業報到證上所提供的左上角單位填寫，寫上哪個省、市、單位名稱即可；不得用郵政信箱或街道門牌號代替收寄件單位名稱。

    五、機要文件交寄單（自存）一式兩份，序號、地址、學號、姓名均須填寫，機要號處空白，送交機要局填寫后返還各學院；機要文件交寄單（交機要局）一份，僅需填寫序號、地址，機密、備注、機要號處均為空白（機密、備注與學號、姓名對應）。

    六、各學院要組織專人落實往屆畢業生檔案整理郵寄工作，負責學生檔案的老師或輔導員要認真完成此項工作。

    七、集中收寄檔案時間安排

        11月22日  管經 外語 法學  

        11月23日  土木 建筑

        11月24日  水利 資環      

        11月29日  機械 數信 環工

        11月30日  電力 信息

    各學院要在規定的時間內整理好檔案，若有不清楚的問題，請及時與學生處檔案管理科聯系。聯系電話69127225（辦）。

附件：1、附件1.xls機要文件交寄單（自存）

      2、附件2.xls機要文件交寄單（交機要局）

                                           學生工作處

                                          2010年11月8日